Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Vorsitzender Maik Staffa

Datenschutzordnung des KGV Grenzgarten e.V. 1932

Stand: 29.03.2023

1. Pflichtangaben 

1.1 Mit dem Beitritt eines Mitglieds nimmt der Verein, für die Verfolgung des Vereinsziels und für die Mitgliederbetreuung und -verwaltung, in entsprechenden Formularen oder und Vordrucken, den Vor- und Nachnamen, sein Geburtsdatum, den Familienstand, die Anzahl der Kinder bis 13 Jahren, seine Adresse, das Beitrittsdatum, die Nummer seiner Kleingartenparzelle und seine Funktion im Verein auf und sofern das Mitglied, zur Erhebung der jährlichen Pacht- und Beitragseinzüge bzw. zur Zahlung einer Ehrenamtspauschale, sich am Lastschriftverfahren beteiligt, wird zusätzlich seine Bankverbindung aufgenommen. Die personenbezogenen Daten werden dabei durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt. Einen Zugriff zur Verarbeitung, der erhobenen Daten, haben nur die Mitglieder des geschäftsführenden Vorstands (§ 8.2 der Satzung), dazu gehören der/die Vorsitzende(r), der/die Stellvertreter(in) der/die Kassierer(in) und der/die Schriftführer(in).

1.2 Mitgliederverzeichnisse (in digitaler oder gedruckter Form) werden nur an Mitglieder ausgehändigt, die im Verein eine besondere Funktion ausüben, neben dem geschäftsführenden Vorstand, zählen dazu, die Gartenfachberater und die Beisitzer, sofern die Kenntnis der Mitgliederdaten zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist. Zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderung nach der DS-GVO werden die Mitglieder des Vereins mit besonderen Aufgaben, mit der Aufnahme ihrer Tätigkeit im Verein, schriftlich zur Wahrung des Datengeheimnisses verpflichtet. Diese Verpflichtung besteht auch nach Beendigung ihrer Tätigkeit fort. 

1.3 Als Mitglied des Stadtverband der Kleingärtner Gelsenkirchen e.V. – Hohenzollernstraße 280 in 45888 Gelsenkirchen - übermittelt der Verein, zur Verfolgung des Vereinsziels gemäß § 2 der Satzung, von seinen Mitgliedern den Vor- und Nachnamen und die Nummer seiner Kleingartenparzelle; bei Mitgliedern mit besonderen Aufgaben die vollständige Anschrift mit Telefonnummer, E-Mail- Adresse sowie die Bezeichnung ihrer Funktion im Verein. 

1.4 Macht ein Mitglied geltend, dass er die Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsmäßigen Rechte benötigt (z. B. Minderheitenrechte), händigt der Vorstand die Liste (in digitaler oder gedruckter Form) nur gegen die schriftliche Versicherung aus, dass die Adressen nicht zu anderen Zwecken verwendet werden. 

1.5 Macht das Mitglied besonders schutzbedürftige Belange in seiner Person geltend, muss er dieses dem geschäftsführenden Vorstand mitteilen. 

1.6 Mit dem Beitritt erklärt sich das Mitglied einverstanden, dass die im Zusammenhang mit der Mitgliedschaft benötigten personenbezogenen Daten unter Berücksichtigung der Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) für den Verein erhoben, verarbeitet und genutzt werden. 

Ohne dieses Einverständnis kann eine Mitgliedschaft nicht begründet werden.

2. Freiwillige Angaben: 

2.1 Die Angaben von weiteren Kontaktdaten des Mitglieds, wie Telefon/Handyrufnummern und/oder E-Mail Anschriften sind freiwillig. 

2.2 Für die altersgemäße Durchführung von Vereinsveranstaltungen - gemäß § 2 der Satzung - für Kinder der Mitglieder, nimmt der Verein den Vornamen und das Geburtsdatum (zum 13. Lebensjahr) des Kindes bzw. der Kinder des Mitglieds auf, sofern die bzw. der/die Erziehungsberechtigte(n) bzw. gesetzliche Vertreter dem zustimmen. Mit Vollendung des 13.Lebensjahres werden die Daten des bzw. der Kinder aus der Mitgliederdatei gelöscht. 

2.3 Sonstige Informationen über Nichtmitglieder werden von dem Verein intern nur verarbeitet, wenn sie zur Förderung des Vereinszweckes nützlich sind und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht. 

2.4 Für Mitglieder bietet der Stadtverband der Kleingärtner Gelsenkirchen e.V. den Abschluss von besonderen Haftpflichtversicherungen an. Zur Aufnahme des Versicherungsschutzes übermittelt der Verein, dem genannten Verband und dieser einer Versicherungsgesellschaft, von dem Mitglied den Vor- und Nachnamen und die vollständige Anschrift sowie die Bezeichnung der Funktion im Verein. Ohne ein Einverständnis des Mitglieds, zur Übertragung seiner Daten an den Stadtverband und in Folge an die Versicherungsgesellschaft, kann der Versicherungsschutz nicht gewährt werden. 

2.5 Der Verein bezieht als Mitglied des Stadtverband der Kleingärtner Gelsenkirchen e.V. für seine Mitglieder (pro Kleingartenparzelle monatlich eine Ausgabe), die Verbandszeitschrift für das Kleingartenwesen „Gartenfreund“ Ausgabe Westfalen, für den Bezug dieser Zeitschrift übermitteln der Verein dem Verlag W. Wächter GmbH, den Vor- und Nachnamen und die Anschrift des Mitglieds. Zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderung nach der DS-GVO hat der Verein mit dem Verlag W. Wächter GmbH einen Auftragsverarbeitungsvertrag gem. Art.28 ff. DS-GVO zur Nutzung der übermittelten personenbezogenen Daten vereinbart. Ohne ein Einverständnis des Mitglieds, zur Übertragung seiner personenbezogenen Daten an den Verlag W. Wächter GmbH, kann die Verbandszeitschrift nicht bezogen werden. 

2.6 Der Verein veröffentlicht in der Verbandszeitschrift für das Kleingartenwesen "Gartenfreund" Ausgabe Westfalen, in der Rubrik "Nachrichten aus Verbänden und Vereinen" den Geburtstag des Mitglieds, ab dem 50. Lebensjahr. Dazu übermittelt der Verein dem Verlag, den Vor- und Nachnamen und das Geburtsjahr des Mitglieds. Zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderung nach der DS- GVO hat der Verein mit dem Verlag W. Wächter GmbH einen Auftragsverarbeitungsvertrag gem. Art.28 ff. DS-GVO zur Nutzung der übermittelten personenbezogenen Daten vereinbart. Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleiben, in Bezug auf das widersprechende Mitglied, Veröffentlichungen in der Verbandszeitschrift. 

2.7 Der Verein veröffentlicht zu besonderen Anlässen und Ereignissen z. B. bei Informations- und Schulungsveranstaltungen, Vereinsfesten, Vereinsjubiläen seiner Mitglieder, Bilder bzw. Videos der teilnehmenden Mitglieder. 

Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleiben, in Bezug auf das widersprechende Mitglied, Veröffentlichungen. 

Wir weisen darauf hin, dass trotz eines Widerrufs, Fotos und Videos des Mitglieds im Rahmen der Teilnahme an öffentlichen Veranstaltungen des Vereins gefertigt und im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit veröffentlicht werden dürfen.

3. Löschung der personenbezogenen Daten: 

3.1 Beim Austritt aus dem Verein gemäß § 4 der Satzung werden drei Monate nach Beendigung der Mitgliedschaft sämtliche personenbezogenen Daten des Mitglieds gelöscht. Personenbezogene Daten des austretenden Mitglieds, die die Kassenverwaltung betreffen, werden gemäß den steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Jahre, ab der schriftlichen Bestätigung des Austritts durch den Vorstand aufbewahrt. Innerhalb dieses Zeitraums erfolgt die Einschränkung der Verarbeitung ausschließlich für steuerliche Zwecke 

3.2  Gemäß Art. 12 Abs. 1 DS-GVO kann sich das Mitglieder jederzeit bei Fragen zur Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung seiner personenbezogenen Daten und deren Berichtigung, Sperrung, Löschung oder einem Widerruf einer erteilten Einwilligung unentgeltlich an die verantwortlichen des Vereins wenden. Wir weisen darauf hin, dass dem Mitglied ein Recht auf Berichtigung falscher Daten oder Löschung personenbezogener Daten zusteht, sollte diesem Anspruch keine Aufbewahrungspflicht entgegenstehen.